Pertemuan 1

PENGERTIAN DAN ISTILAH DALAM USAHA JASA MICE

Pengertian MICE

Menurut Pendit (1999:25), MICE diartikan sebagai wisata konvensi, dengan batasan : usaha jasa konvensi, perjalanan insentif, dan pameran merupakan usaha dengan kegiatan memberi jasa pelayanan bagi suatu pertemuan sekelompok orang (negarawan, usahawan, cendikiawan dsb) untuk membahas masalah-masalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama.

Sedangkan menurut Kesrul (2004:3), Mice sebagai suatu kegiatan kepariwisataan yang aktifitasnya merupakan perpaduan antara leisure dan business, biasanya melibatkan sekelompok orang secara bersama-sama, rangkaian kegiatannya dalam bentuk meetings, incentive travels, conventions, congresses, conference dan exhibition.

Bentuk & Istilah MICE :

1. Meeting (M)

Meeting adalah istilah bahasa inggris yang berarti rapat, pertemuan atau persidangan. Meeting merupakan suatu kegiatan yang termasuk di dalam MICE.

Menurut Kesrul (2004:8), Meeting Suatu pertemuan atau persidangan yang diselenggarakan oleh kelompok orang yang tergabung dalam asosiasi, perkumpulan atau perserikatan dengan tujuan mengembangkan profesionalisme, peningkatan sumber daya manusia, menggalang kerja sama anggota dan pengurus, menyebarluaskan informasi terbaru, publikasi, hubungan kemasyarakatan.

Menurut Kesrul (2004:3), “Meeting adalah suatu kegiatan kepariwisataan yang aktifitasnya merupakan perpaduan antara leisure dan business, biasanya melibatkan orang secara bersama-sama

2. Incentive (I)

Undang-undang No.9 tahun 1990 yang dikutip oleh Pendit (1999:27), Menjelaskan bahwa perjalanan insentive merupakan suatu kegiatan perjalanan yang diselenggarakan oleh suatu perusahaan untuk para karyawan dan mitra usaha sebagai imbalan penghargaan atas prestasi mereka dalam kaitan penyelenggaraan konvensi yang membahas perkembangan kegiatan perusahaan yang bersangkutan.

Menurut Kesrul (2004:18), bahwa insentive merupakan hadiah atau penghargaan yang diberikan oleh suatu perusahaan kepada karyawan, klien, atau konsumen. Bentuknya bisa berupa uang, paket wisata atau barang.

Menurut Any Noor (2007:5) yang dikutip dari SITE 1998 dalam Rogers 2003, juga memberikan definisi mengenai incentive adalah incentive travel is a global management tool that uses an exceptional travel experience to motivate and/or recognize participants for increased levels of performance in support of the organizational goals.

3. Conference (C)

Menurut (Pendit,1999:29), Istilah conference diterjemahkan dengan konferensi dalam bahasa Indonesia yang mengandung pengertian sama.

Dalam prakteknya, arti meeting sama saja dengan conference, maka secara teknis akronim mice sesungguhnya adalah istilah yang memudahkan orang mengingatnya bahwa kegiatan-kegiatan yang dimaksud sebagai perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan sebuah meeting, incentive, conference dan exhibition hakekatnya merupakan sarana yang sekaligus adalah produk paket-paket wisata yang siap dipasarkan. Kegiatan-kegiatan ini dalam industri pariwisata dikelompokkan dalam sati kategori, yaitu mice.

Menurut Kesrul, (2004 :7), Conference atau konferensi adalah suatu pertemuan yang diselenggarakan terutama mengenai bentuk-bentuk tata karena, adat atau kebiasaan yang berdasarkan mufakat umum, dua perjanjian antara negara-negara para penguasa pemerintahan atau perjanjian international mengenai topik tawanan perang dan sebagainya.

4. Exhibition (E)

Exhibition berarti pameran, dalam kaitannya dengan industri pariwisata, pameran termasuk dalam bisnis wisata konvensi. Hal ini diatur dalam Surat Keputusan Menparpostel RI Nomor KM. 108 / HM. 703 / MPPT-91, Bab I, Pasal 1c, yang dikutip oleh Pendit (1999:34) yang berbunyi “ Pameran merupakan suatu kegiatan untuk menyebar luaskan informasi dan promosi yang ada hubungannya dengan penyelenggaraan konvensi atau yang ada kaitannya dengan pariwisata

Menurut Kesrul (2004:16), exhibition adalah ajang pertemuan yang dihadiri secara bersama-sama yang diadakan di suatu ruang pertemuan atau ruang pameran hotel, dimana sekelompok produsen atau pembeli lainnya dalam suatu pameran dengan segmentasi pasar yang berbeda.

Pertimbangan Pelaksanaan Mice

Menurut Kesrul (2004:9), dalam penyelenggara kegiatan MICE, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, antara lain:

1. Penetapan lokasi dan ruang MICE

a. Dalam penentuan terjadi 2 kemungkinan sebagai berikut :

- Pihak klien yang menetapkan dan mengkonfirmasikan lokasi tempat penyelenggaraannya. Pihak perencana tidak meneruskan proses lebih lanjut.

- Perencana mutlak menentukan lokasi dan tempat pertemuan, misalnya menyelenggarakan suatu seminar atau workshop atau konferensi.

b. Pertimbangan tempat penyelenggara secara geografis dengan spread of the person attending : terlalu jauh dari tempat peserta, kecuali khususnya seperti no.1b, peserta yang memerlukan sekali seminar dan konferensi tersebut.

c. Pertimbangan dalam menentukan kondisi sekitar lokasi dimana pertemuan akan digelar.

2. Perlengkapan fasilitas MICE

Menurut Kesrul (2004:90) Perlengkapan fasilitas dan pelayanan kesekretariatan dari pertemuan atau konferensi amat beragam sehingga tidak ada standar yang berlaku umum.Dalam menentukan perlengkapan suatu pertemuan perlu memahami dengan seksama beberapa hal berikut :

- Jenis pertemuan dan lamanya - Jumlah peserta

- Jumlah ruangan yang dibutuhkan

- Jenis dan jumlah equipment yang diperlukan - Bentuk pengaturan tempat duduk

- Akomodasi peserta mice

3. Penanganan transportasi

Meeting planer atau PCO bertanggung jawab dalam pengaturan transportasi bagi keseluruhan peserta MICE. Menurut Kesrul (2004:104), ada enam point dalam pengaturan transportasi yaitu :

- Transprtasi udara

- Airport shuttle service

- Multiple property shuttle - VIP transportation

- Local tour

- Staff transportation.

4. Pelayanan makanan dan minuman

Menurut Kesrul (2004:113), Mengemukakan bahwa agar acara pertemuan atau konferensi berjalan dengan lancar dan mengurangi complaint makanan dan minuman. Seorang meeting manager perlu memeriksa lokasi dan penempatan reguler food and beverage, room service and banquet capabilities. Evaluasi kualitas makanan dan minuman meliputi appearance and attractiveness, cleanliness, dan jenis serta variasi makanan dan minuman pada saat ramai (peak hours) untuk mengetahui ketersediaan stok

pelayanan dan keterampilan. Termasuk harga yang sesuai dengan penawaran, di samping itu apakah perlu melakukan pemesanan terlebih dahulu. Apakah restaurant tersebut melayani permintaan khusus atau tambahan menyangkut lay out dan jenis makanan dan minuman.

5. Akomodasi

Berikut ini daftar penanganan akomodasi yang harus di cek: - Akomodasi sesuai harapan peserta

- Penginapan : Jumlah kamar, tipe kamar dan tempat tidur

- Kamar gratis untuk panitia atau komite : jumlah, tipe, dan fasilitas yang harus dibayar

- Kamar khusus untuk organisasi dan tamu resmi : jumlah, tipe, dan harga

Berdasarkan hasil pemetaan dari KEMENPAREKRAF RI tahun 2013 maka terdapat 9 Kriteria Destinasi MICE, yaitu :

1. Aksesibilitas

2. Dukungan Stakeholder

3. Tempat-tempat Menarik

4. Fasilitas Akomodasi

5. Fasilitas Meeting

6. Fasilitas Pameran

7. Citra Destinasi

8. Keadaan Lingkungan

9. Profesionalisme SDM

Istilah & Unsur-unsur Dalam MICE

1. Delegate (Delegasi) adalah peserta resmi atas undangan dan telah teregistrasi dapat bersifat perorangan atau mengatas namakan perwakilan perusahaan, asosiasi, pemerintah dari dalam maupun luar negeri yang turut serta secara aktif dalam penyelenggaraan konvensi.

2. Co-Delegate (Delegasi Pembantu) adalah peserta urutan kedua dari peserta utama (delegate) yang memiliki fungsi, tugas, hak dan kewajiban yang sama sebagai peserta aktif dalam penyelenggaraan konvensi.

3. Accompaniying Person adalah pendamping peserta yang tidak memiliki hak dan kewajiban sebagai peserta aktif dan biasanya terdiri para isteri, anak, staf dari peserta aktif konvensi.

4. Spouse adalah isteri para peserta aktif yang turut mendampingi dalam kegiatan konvensi. Observer adalah pengamat resmi yang telah teregistrasi dalam penyelenggaraan konvensi dan tidak memiliki hak dan kewajiban sebagaimana peserta aktif (biasanya berasal dari unsur perwakilan negara, asosiasi).

5. VVIP adalah pejabat penting dari pemerintah, asosiasi yang mempunyai hak previlage / kehormatan dalam penyelenggaraan konvensi.

6. Decision Maker adalah pejabat eksekutif yang mempunyai wewenang untuk mengambil suatu keputusan terhadap penetapan tempat penyelenggaran konvensi.

7. Professional Convention Organizer (PCO) adalah usaha jasa konvensi, perjalanan insentif dan pameran yang telah mendapatkan lisensi untuk merencanakan, mengorganisir suatu kegiatan MICE serta dan memberikan jasa pelayanan bagi para pelaku dalam kegiatan tersebut.

8. Steering Committee (SC) adalah Komite / Panitia Pengarah yang terdiri dari sekelompok orang yang memiliki kredibilitas tertentu yang ditunjuk dan diangkat berdasarkan keputusan yang mempunyai tugas memberikan pengarahan tentang konsep/pola/bentuk penyelenggaraan konvensi.

9. Organizing Committee (OC) adalah Komite / Panitia Penyelenggara yang dibentuk berdasarkan keputusan yang terdiri dari sekelompok orang yang memiliki kemampuan sesuai dengan kriteria yang dibutuhkan dalam rincian kegiatan dengan tugas merencanakan, mempersiapkan dan menyelenggarakan kegiatan konvensi.

10.Host Country adalah negara / daerah yang menjadi tuan rumah penyelenggaraan konvensi.

11.Convention Bureau adalah suatu wadah / asosiasi dari kumpulan para pengusaha penyedia tempat / venue konvensi di suatu daerah atau negara dan secara resmi dapat menjadi anggota dari International Convention Bureau.

12.Supplier Wisata Konvensi adalah suatu badan hukum atau usaha konvensi perorangan atau sekelompok orang yang menyediakan sarana wisata konvensi maupun jasa berupa venue, akomodasi, fasilitas dan sarana hiburan, perjalanan, rekreasi dan souvenir.

13.Sponsor Ship adalah badan hukum, asosiasi, sekelompok orang atau organisasi, anggota masyarakat afiliasi, perusahaan, badan usaha swasta / pemerintah, instansi pemerintah atau dermawan perorangan yang memberikan kontribusinya berupa dukungan materiil budgetair atau non budgetair dalam masalah pendanaan penyelenggaraan konvensi (biasanya memuat suatu kompensasi imbalan dari penyelenggara).

14.Official Programme adalah susunan acara kegiatan resmi yang dapat diikuti oleh delegasi dan co delegasi secara keseluruhan sedangkan pendamping / pengikut / observer hanya dapat mengikuti sebagian acara dari official programme.

15.Pre & Post Conference Tour adalah penyelenggaraan perjalanan wisata khusus yang diperuntukan bagi delegasi konvensi yang diadakan sebelum atau sesudah konvensi.

16.Social Event adalah acara kegiatan sosial yang diberikan kepada para delegasi konvensi beserta pendamping berupa pertemuan selamat datang (welcome party), malam kesenian serta acara khusus bagi para wanita (ladies programme).

17.Technical Visit adalah acara resmi mengunjungi obyek yang bersifat tehnis yang ada hubungannya dengan tema pokok penyelenggaraan konvensi.

18.Bid atau invitasi adalah suatu usaha untuk mengajukan permohonan / penawaran mengundang calon pemrakarsa konvensi agar menyelenggarakan kegiatan konvensinya di negara / tempat pengundang.

19.Bid Document adalah dokumen yang berisi permohonan resmi untuk pengajuan suatu penyelenggaraan konvensi yang disusun secara lengkap.

20.Exhibitor adalah sekelompok orang yang memamerkan hasil karyanya baik berupa produk maupun jasa kepada para delegasi konvensi dengan tujuan komersiil.

21.Professional Exhibition Organizer (PEO) adalah badan usaha yang bertugas merencanakan, mempersiapkan dan melaksanakan penyelenggaraan suatu pameran secara profesional.

22.Both Contractor adalah badan usaha yang menyediakan, menyewakan dan menata peralatan stand pameran dari partisi-partisi berikut dengan tata lampu, meja kursi, serta perlengkapan lain yang dibutuhkan dalam suatu pameran secara profesional.

Sumber Referensi :